إن أحد أكبر الألغاز في عملية المناقصة التنافسية "المفتوحة" هو أن كل واحد منا قد تعرض للهزيمة. ما يحيرنا هو أنه لا بد أنه كان هناك خطأ - كان لدينا الحل الأفضل. بالطبع فعلنا. وكذلك فعل العارضون الثلاثة الآخرون غير الفائزين كما فعل ، كما نأمل ، العطاء الناجح!
لذلك ، ضع في اعتبارك هذا العطاء الافتراضي ، الذي يطلب ببساطة اقتراحًا "لجعل المعادلة التالية صحيحة عن طريق إضافة سطر واحد فقط إليها":
أنا X = V أنا
بسيطا بما فيه الكفاية. جهز فريقك للنظر في ما يُطلب منك. راجع جميع الوثائق للتأكد من عدم إغفال أي شيء. وتحضير العطاء الخاص بك. أنت تفعل هذا ، وإجابتك العطاء هي ببساطة:
أنا X؟ السادس
متوافق. تمت إضافة سطر واحد إلى علامة المساواة لجعل المعادلة صحيحة وصحيحة. من الواضح أن العطاء الفائز - أم هو كذلك؟
كما هو الحال مع جميع المشاريع والأنشطة ، قد يكون هناك العديد من الأساليب التي يمكن تنفيذها لتؤدي إلى نفس الحد الأدنى من المتطلبات. وهذا أمر جيد ومهم للغاية إذا بحثنا بصدق عن حلول تخلق فوائد مستدامة طويلة الأجل. ومع ذلك ، يمكننا أن نفعل أكثر من مجرد تلبية "الحد الأدنى من المتطلبات" لضمان الامتثال.
نتحمل جميعًا مسؤولية التأكد من أننا نتحدى التفكير المقدم في التصميم ، ووثائق العطاء ، وسياسة المانحين ، إلخ ، وليس فقط لإعداد رد "يلبي" المتطلبات المذكورة. إذا لم نفعل ذلك ، فإن عملية المناقصة ستنخفض ببساطة إلى مقارنة الأسعار ، والتي لا تترجم بالضرورة إلى أفضل حل للمشكلة.
إذن من نحن "نحن" لتحمل كل هذه المسؤولية؟ هل نحن كأفراد؟ هل هم المقاولون الإداريون؟ وكالات؟ من الواضح أننا جميعًا في أي دور نعتمده من حيث صلته بالمناقصة أو النشاط المعني.
يجب أن تظل عملية المناقصة مرتبطة بشكل مباشر بتنفيذ النشاط ونتائجه. لذلك ، أثناء إعداد التقديم ، يلزم دائمًا طرح بعض الأسئلة الرئيسية:
لماذا نفعل ذلك
من نحن نستهدف
أين سيتحقق أي أثر
كيف سنعرف
كيف نقيسها
وربما يكون هناك المزيد ، وكلها تشترك في شيء ما - بدءًا من وضع النهاية في الاعتبار.
لا تقع مسؤولية طرح الأسئلة الرئيسية على عاتق أولئك الذين يعدون استجابة العطاء فقط. من الواضح أنه يشكل جزءًا من أي منهجية لتصميم نشاط ، ويجب أن يكون أيضًا جزءًا من عملية تقييم العطاء إذا كان هناك التزام حقيقي بإيجاد أفضل نهج لأي نشاط. تلقيت ذات مرة بعض "التعليقات" ، وأنا متأكد من أنني لست وحدي هنا ، "ولكن لم يتم طلب ذلك في العطاء". هذا غير مقبول ويشير إلى عدم مراعاة السؤال "لماذا يقترحون هذا؟" ربما تم الحكم عليه على أنه ليس النهج المرغوب فيه ، ولكن مجرد رفض الأساليب البديلة [ربما] لم يتم التفكير فيه في مرحلة التصميم ، لم يكن صحيحًا بالنسبة للسبب.
لذا ، فإن العمل على افتراض أن التصميم والإعداد سليمان وكاملان ، والاستجابة لهذا العطاء الافتراضي بعلامة "لا يساوي" لأن "نهجك" سيضمن بالتأكيد تلبية احتياجات "المشروع". ولكن ، ماذا لو أمضيت بعض الوقت في التفكير في خيارات أخرى ، فربما تكون قد فكرت في إرسال رد "العطاء" هذا:
أنا X 6 = V أنا
أين طلبت خطًا مستقيمًا في "العطاء"؟ إذن هنا حل آخر لنفس المشكلة قد يكون في الواقع أفضل من الاستجابة السابقة. يتمثل دورنا بعد ذلك في تقييم مزايا الخيارات ، ومن ثم يجب أن توضح استجابتنا العطاء تمامًا لماذا سيكون الخيار الذي نقترحه أخيرًا هو الحل الأفضل للنشاط.
من النادر أن نكون مقدم العطاء الوحيد ، لذا فإن أحد عوامل النجاح الحاسمة هو النظر في ما تفعله المنافسة. لذلك من خلال متابعة العملية المذكورة أعلاه لعطاءنا الافتراضي ، لدينا الآن خياران للنظر فيهما. الآن لا نقدم فقط النظر في الخيار الأفضل للنشاط ، ولكن أيضًا ، ما الذي قد تفكر فيه منافستنا؟ هذا يعني أنك في وضع يسمح لك بالتفكير في فريقهم ونهجهم ونقاط قوتهم وضعفهم. ومن خلال القيام بذلك ، لا يمكنك فقط تأطير ردك من خلال توضيح سبب كون الأساليب والفريق وما إلى ذلك أكثر ملاءمة ، يمكنك إثبات ذلك من منظور مقارن.
كل هذا يتطلب التزامًا منا كمقدمي العطاءات أو أعضاء الفريق للبحث عن أفضل حل مطلق للنشاط المقترح. ومن الواضح أنها تحتاج إلى شفافية كاملة بين جميع أصحاب المصلحة لضمان نجاح أفضل الحلول ، وليس الخيار "الأفضل ، لأن". ويتطلب أيضًا التزامًا من أولئك الذين يقيّمون العطاءات والمقترحات للنظر في أسباب اقتراح البدائل أو الإضافات وتقييمها بناءً على معاييرهم.